Assurément Déménageur

Devis déménagement d'entreprise au meilleur prix !

Les contraintes financières, techniques et organisationnelles qu'entraîne un déménagement d'entreprise sont suffisamment mesurées en amont pour que l'on puisse affirmer qu'il s'agisse d'un choix stratégique. Quel qu'en soit le leitmotiv, l'entreprise cherchera à sélectionner une offre adaptée, tout en minimisant le budget à dédier, qui n'est qu'une partie des frais qu'engageront ce déménagement et le changement d'adresse à communiquer. Voici comment obtenir un devis satisfaisant au meilleur prix.

Les enjeux du déménagement d'entreprise

Déménager ses locaux est généralement une décision à visée compétitive ou concurrentielle : améliorer sa visibilité, agrandir ses locaux pour pouvoir accueillir de nouveaux collaborateurs, se rendre accessible, améliorer son image dans des locaux plus modernes, ou bien une visée économique pour cibler un loyer moins onéreux.

Le déménagement représente un coût global important pour l'entreprise. Il ne s'agit pas que de financer une prestation de déménagement. L'entreprise devra peut-être ralentir ou même stopper son activité le temps de la préparation, du déménagement, et de la réinstallation. Elle devra également remettre en état les anciens locaux, en faisant intervenir une société spécialisée. Dans les nouveaux locaux, elle devra également y déposer l'âme de l'entreprise, associer un code couleur peut-être, investir dans du nouveau mobilier également, des équipements informatiques, ou tout équipement professionnel spécifique selon l'activité de l'entreprise. De plus, elle devra communiquer sur ce changement d'adresse, et probablement rééditer l'ensemble de ses documents de communication.

Alors évidemment, tous ces frais représentent une somme qu'il convient d'inscrire aux comptes de l'entreprise. On comprend aisément qu'elle souhaite pouvoir opter pour une prestation répondant au besoin, sans qu'elle ne dépasse sa capacité financière.

Déménagement d'entreprise : Quelle formule choisir ?

Dans le milieu professionnel comme dans le milieu personnel, les déménageurs proposent plusieurs formules pour s'adapter aux besoins du client, ainsi qu'à son budget. Selon le type d'entreprise, le matériel ou mobilier à déménager peut être trop encombrant ou fragile pour que le personnel ne s'en charge. Il se peut qu'il s'agisse de matériel médical ou alimentaire, nécessitant des précautions particulières en termes d'hygiène. Il se peut également qu'il s'agisse de grands plateaux open space où tout le mobilier se concentre essentiellement dans une immense pièce. Chaque configuration d'entreprise est différente, et chaque déménagement sera à adapter en fonction. C'est pourquoi les déménageurs proposent au moins trois formules, voire davantage, pour répondre précisément au besoin de chacune.

  • La formule économique : Elle s'adapte aux budgets plus limités, en ne proposant que l'essentiel : le chargement, le transport, et le déchargement. Le client conserve à sa charge toute la préparation du déménagement, ainsi que toute l’installation au déchargement. L'intérêt de cette formule s'apprécie au cas par cas, selon le budget de l'entreprise, mais aussi selon son nombre d'employés, la superficie de ses locaux, le volume à déménager, la distance, le secteur d'activité de l'entreprise et sa capacité à mobiliser son personnel sur un temps plus long, etc.;
  • La formule standard : Elle représente le bon compromis entre une qualité de service et un coût raisonnable. Elle reprend la prestation économique, en la complétant par le montage et le démontage des meubles, et l’emballage et le déballage des objets fragiles. Là encore, selon l'activité de l'entreprise et les facteurs précités, cette formule pourra parfaitement convenir, ou bien nécessiter encore trop d'investissement de la part du personnel ;
  • La formule optimale : Plus complète, les déménageurs assurent toute la mise en carton, l’emballage et la protection de tout le mobilier. Toutefois, les déménageurs laissent à la charge du client le soin de décrocher les objets des murs, de débrancher les appareils électriques et électroniques, et de façon générale tout acte qui pourrait avoir une conséquence en termes de responsabilité et d'assurance.

Déménagement d'entreprise : Les éléments qui constituent le devis

Certes, la formule formera la base du devis, selon le volume estimé à déménager. Le volume au m² de locaux d'entreprise est souvent plus important que celui d'une habitation, à surface équivalente. On ne recherche pas nécessairement le libre espace de circulation, mais plutôt l'optimisation de surface. Trois autres éléments viendront impacter le coût du déménagement, généralement à la hausse.

  • Le type de déménagement : Est-il plutôt administratif (bureaux, armoires, matériel informatique, etc.), ou plutôt pour du matériel d’activité, qu’elle soit industrielle, commerciale, sanitaire ou autre. Le soin porté sera possiblement différent, comme le chargement et le déchargement, de manière logique et stratégique, ou simplement un dépôt dans le cas d’un local de stockage à déménager ;
  • La distance : Un déménagement d’étage au sein d’un même bâtiment, en face de la rue ou encore dans un périmètre proche, sera bien moins onéreux qu’un déménagement à plusieurs centaines de kilomètres, voire à l’étranger. Les frais de transport sont évidemment comptabilisés et facturés (carburant, péages, amortissement kilométrique et usure du camion), et une majoration pouvant aller jusqu’à 50 % est appliquée dès lors que le point de chargement et celui de déchargement sont éloignés de plus de 300 km ;
  • La période : A priori, un déménagement d’entreprise se fera dans le courant de la semaine, hors week-end donc, ce qui est moins coûteux. En revanche, certaines peuvent préférer l’organiser durant une période estivale où l’impact sur l’activité quotidienne est moindre. Dans ce cas, l’été étant la période des déménagements d’avant rentrée, le tarif sera majoré. C'est un calcul à faire entre un tarif de prestation plus élevé durant les congés et la fermeture de l'entreprise, ou un tarif plus faible en semaine, avec une cessation probable d'activité et des salaires à maintenir.

Parvenir à fédérer et investir ses équipes pour un déménagement réussi

Quelle que soit la formule choisie, le personnel devra s'investir dans le déménagement. A minima, s'il n'intervient absolument pas dans la préparation des cartons ou le démontage des meubles, il devra tout de même définir les éléments à déménager, organiser sur plan son futur aménagement, prévenir les partenaires et les clients du changement d'adresse, mais aussi du laps de temps de fermeture ou de réduction d'activité. Il sera donc primordial de parvenir à fédérer les équipes en les faisant participer activement au déménagement depuis son initiative et jusqu'à l'emménagement. Pour ce faire, voici une liste non exhaustive des étapes fédératrices :

  • Désigner au moins un "référent déménagement" auprès de qui chaque employé peut venir se référer en cas de question, de souhait particulier, de besoin de mobilier, de besoin d'évacuation d'affaires, matériel ou mobilier après avoir réalisé son tri, etc. Il sera l'intermédiaire entre le personnel et la direction. Selon la taille et l'organisation de l'entreprise, plusieurs référents peuvent être nommés;
  • Rassembler l'ensemble du personnel et les représentants du personnel pour leur présenter le projet, les motifs du déménagement, même s'ils sont économiques, les impliquer en amont, présenter les plans des futurs locaux, les aménagements envisagés et envisageables. Cette étape permettra de prendre conscience de l'avis général du personnel, de l'appréhension que le déménagement peut générer ou non, des points particuliers à relever que seuls les employés directement impactés peuvent percevoir en amont, etc.;
  • Communiquer rapidement et efficacement auprès des fournisseurs et des clients pour s'inscrire dans une réelle dynamique de déménagement et de renouveau pour l'entreprise. Rassurer sur les échéances, quitte à prévoir une marge plus importante;
  • Demander bien en amont au personnel d'opérer son propre tri. Idéalement, il sera bon de fournir à chacun des méthodes de tri pour ne pas plomber la dynamique. Pourquoi ne pas envisager 2 ou 3 demi-journées "off" pour s'y mettre en collectif ? Il sera judicieux de remettre à chaque employé des trames identiques, type plan du bureau pour futur aménagement, liste des mobiliers et cartons à déménager, etc. Le récapitulatif sera bien plus facile à décortiquer si tous les documents sont identiques;
  • Caler une sorte de crémaillère dans les agendas du personnel, une fois emménagés et installés, pour les remercier de leur investissement, et signer le début d'une nouvelle page pour l'entreprise. L'idée est d'en faire un moment particulier et positif. Un pot de départ des "futurs-ex-locaux" pourra être organisé également, sur un principe très convivial. Un déménagement ne peut être réussi qu'en fédérant ses équipes autour du projet, mais le déménagement lui-même doit aussi impulser une dynamique de cohésion, dans l'idée du "tous dans le même bateau, pour un renouveau".

Quel coût prévoir pour un déménagement d'entreprise ?

A tire indicatif, on estime un déménagement d'entreprise par poste de travail ou par m3 déménagé, sachant que l'on estime à 10 m3 le volume contenu dans 20 m². Chez les particuliers, l'estimation se fait sur la base de 3 m3 pour 10 m². Approximativement, pour un déménagement au sein d'une même ville, les prix fixés avoisineront les 200 à 350 € par poste de travail, selon que les équipes démontent elles-mêmes leurs postes de travail, ou bien que le déménageur prenne tout en charge.

Selon ces mêmes conditions, les tarifs pratiqués iront de 2 400 à 5 000 € pour déménager 50 m3, soit environ 100 m², selon qu'il s'agisse d'une formule économique ou tout compris. Ces prix sont donnés pour des déménagements d'entreprise dans un rayon de 50 km. Au-delà, ils pourront largement doubler.

Comment s'assurer d'avoir affaire à un bon déménageur ?

Les entreprises de déménagement sont tenues d'afficher leurs tarifs dans leurs agences, en vertu de l'arrêté relatif à la publicité des prix des prestations de déménagement. Ainsi, le client devra pouvoir s'informer quant au prix de la main d'œuvre, du transport par tranche de volume avec un terme fixe et un terme kilométrique, des fournitures perdues, et de la location de petit matériel. C'est donc logiquement en connaissance de cause que le client s'engagera.

Second élément : le devis. Pour éviter le risque de mauvaise surprise liée aux exclusions de garantie, le devis remis par le déménageur devra toujours être complet et précis. Se contenter d'un devis trop global est une erreur car tout sera sujet à interprétation. Un déménageur consciencieux et sérieux présentera toujours un devis détaillé de l'ensemble de sa prestation, ainsi que les garanties incluses.

Le choix du prestataire est primordial. Il n’est pas toujours judicieux d’opter pour le devis le moins onéreux. En effet, il est important de bien intégrer les conditions, et de s’assurer que le calendrier et l’organisation proposés conviennent au fonctionnement de l’entreprise. Une prestation décevante risquera de confronter l’entreprise à des retards qui pourront mettre l’ensemble de l’activité en défaut, ou à une détérioration du mobilier ou des équipements informatiques. Enfin, certains présentent des devis très bas pour gagner le contrat, mais facturent par la suite de nombreux frais supplémentaires, parce que non abordés dans le contrat.

Enfin, sélectionner un déménageur à qui a été attribué le label NF (Norme Française), qui garantit son exercice dans la conformité des exigences portées par l'organisme certificateur national Afnor (Association Française de Normalisation), est gage de qualité des prestations et des échanges. Généralement, un bon déménageur place sa priorité dans la satisfaction de sa clientèle.

Comparer les devis pour faire le bon choix

Les variations sont telles que, bien qu'elles se justifient par les formules choisies et les conditions du déménagement, il convient d'analyser plusieurs offres pour faire le meilleur choix. Rappelons que l’exercice du déménagement est une profession réglementée, dont les entreprises doivent pouvoir montrer patte blanche : inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au registre des métiers, inscription au registre des transporteurs et des loueurs, détention d’une attestation de capacité professionnelle, respect des conditions d’honorabilité, et obligation d’information du prix de la main d’œuvre, du prix de la traction par tranche de volume, et du prix de location du petit matériel.

En revanche, aucun Code ne régit le service rendu, ni les prix pratiqués. De fait, chaque société, dont la totalité se chiffre à plus de 1 300 sur le territoire national, peut appliquer les prix qui lui semblent raisonnables. Seule la concurrence peut influer sur le fait de proposer des prix compétitifs. C’est pourquoi, d’une société de déménagement à l’autre, des écarts de prix constatés peuvent aller jusqu’à 50 %. Comparer les offres n'est donc pas une option, c'est une obligation.

Les avis clients laissés par d'autres entreprises seront intéressants à étudier. S'ils devraient être sobres et justes dans un contexte professionnel, ils n'en demeurent pas moins des avis subjectifs, propres à une situation de déménagement. Ils ne relatent en effet que de l'expérience vécue par le prisme du client. Dans le cas d'un avis mécontent, il convient donc de le considérer avec l'attention qu'il mérite, sans toutefois catégoriser le déménageur par un jugement trop hâtif et sévère. Evidemment, si plusieurs avis négatifs ou mitigés sont laissés, mieux vaudra s'abstenir tout de même. Précisons bien avec insistance que les déménageurs se doivent de réaliser la mission qui leur est confiée, mais n'en restent pas moins humains, et évidemment sensibles à la considération réservée par les clients.

Pour davantage d'objectivité donc, le recours aux comparateurs en ligne sera probablement préférable. Ces derniers sont 100 % gratuits, sans aucune obligation d'engagement, et permettent de comparer les offres les plus compétitives actuellement disponibles selon le besoin exprimé. Dans un contexte professionnel, c'est un bon moyen pour estimer une fourchette financière globale, et s'assurer de la capacité de financement de la prestation avant d'aller plus loin. Le client peut comparer les trois meilleures offres, et solliciter ensuite le déménageur de son choix.